TATA CARA PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (PDLN)

Sesuai dengan PP 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan APBN (Khususnya Pasal 90) dan Peraturan Menteri Keuangan nomor 164/PMK.05/2015 tentang Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri sebagaimana telah direvisi dengan Peraturan Menteri Keuangan nomor 227/PMK.05/2016, maka terkait perjalanan dinas ke luar negeri (PDLN) terdapat ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

  1. Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk.
  2. Izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui Kementerian Sekretariat Negara.
  3. Permohonan izin perjalanan dinas ke luar negeri diajukan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum keberangkatan
  4. Apabila sampai dengan tanggal keberangkatan yang diusulkan belum mendapat persetujuan tertulis dari pejabat yang ditunjuk, maka (secara aturan) yang bersangkutan tidak diizinkan melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.
  5. Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya negara (APBN/APBD) dilaksanakan dengan mengutamakan perusahaan penerbangan nasional atau perusahaan pengangkutan nasional lainnya
  6. Perjalanan dinas ke negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia, diperlukan rekomendasi dari Departemen Luar Negeri
  7. Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang telah melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri wajib membuat laporan tertulis tentang pelaksanaan tugasnya, sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Surat Persetujuan.
  8. Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya donor luar/dalam negeri tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah

Kementerian Sekretariat Negara telah membuat aplikasi layanan online Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SIMPEL: https://simpel.setneg.go.id).

Beberapa persyaratan yang diperlukan dalam pengurusan surat penugasan (SP) Setneg melalui aplikasi SIMPLE ini adalah seperti tersebut di bawah. IIO memiliki bagian imigrasi yang dapat membantu memfasilitasi dosen/staf/mahasiswa dalam administrasi pembuatan surat tersebut.

Syarat Pengajuan baru PDLN (SP Setneg) :

  • Surat Pengantar dari Kampus untuk PTN dan kalau PTS dari LL Dikti setempat
  • Undangan
  • Letter Of Acceptance/ LOA
  • Jadwal Kegiatan
  • Surat Perjanjian diatas materai
  • Surat Tugas asal instansi
  • Biodata (Format Sesuai Setneg)
  • Fotocopy KTP

Pandemi :  – Surat/informasi dari kedutaan bahwa WNI bisa masuk ke Negara tujuan 

-Surat sehat/Surat Bebas Muka

Kelengkapan Tambahan Tujuan Negara Singapura:

  • Persetujuan dari Ministry of Education (MoE) Singapura.
  • Student Pass (STP). 

Untuk Negara yg blm ada hub diplomatic (Taiwan,Israel dll) menggunakan clearance dari kemlu)

Untuk yang perpanjangan ke negara Taiwan dan Israel/ blm ada hub diplomatic : clearance dari kemlu menggunakan yang lama. Jika Hilang Buat Baru.

Syarat perpanjangan PDLN (SP Setneg) :

  •  Surat pengantar instansi/PT/LLDikti
  •  Surat LoA baru dr PT studi
  •  Progress Report
  •  SP Setneg Lama
  •  Surat perjanjian tubel dg pimpinan PT
  •  Surat keterangan Pembiayaan
  •  Surat Clearance bila Taiwan (clearance lama)

Note: Surat Keterangan Keterlambatan (jika Waktu Kegiatan Melewati Pengajuan)

PERMOHONAN SURAT PENUGASAN SEKRETARIAT NEGARA UNTUK  KEGIATAN LUAR NEGERI SELAIN TUGAS BELAJAR (MISAL MENGHADIRI CONFERENCE, WORKSHOP, VISITING DAN LAINNYA)

  1. Surat pengantar dari Ketua Jurusan/Kepala Biro/Ketua Lembaga/Kepala UPT ditujukan ke Rektor
  2. Surat undangan
  3. Term of reference (TOR).
  4. Jadwal kegiatan
  5. Letter of acceptance (LoA)
  6. Keterangan atau penjelasan (mengenai relevansi, urgensi/alasan) perjalanan jika jenis kegiatan tidak sesuai dengan tupoksi jabatan peserta atau rombongan yang lebih dari 3 orang yang akan melakukan tugas perjalanan dinas
  7. Daftar riwayat hidup (Max 2 Mb)
  8. Fotokopi passport
  9. Fotokopi KTP Bolak balik dalam 1 lembar
  10. SK Terakhir
  11. SK Jabatan fungsional
  12. Fotokopi Karpeg
  13. Foto 3 x 4 (Max 2 Mb)
  14. Surat keterangan pendanaan. Pendanaan dapat berasal dari anggaran internal Unila atau pihak lain (sponsorship/scholarship/fellowship) yang tidak mengikat. Jika dibiayai oleh sponsorship/scholarship/fellowship, maka surat dari sponsor yang menyatakan pembiayaan keberangkatan (mengikuti kegiatan) dilampirkan sebagai surat keterangan pendanaan. 

Berikut Link contoh kerepluan berkas PDLN Universitas Lampung. Mohon kiranya Bapak/Ibu untuk dapat mengikuti format dokumen tersebut:

Dokumen Syarat Pengurusan Setneg

Note: Semua berkas diharapkan berbentuk file Pdf.

Jika telah melengkapi berkas dokumen sebagaimana format yang telah diberikan, mohon untuk mengisi form pengajuan pada laman berikut:

Permohonan Pengurusan izin SP-Setneg